建材の新規取引の流れ｜問い合わせから初回納品までに決まること

新しい資材の仕入れ先を当たろうとしたとき、最初の電話でどこまで話が進むのかが分からないと、腰が引けます。見積だけ聞くつもりで掛けたのに、会社の内容を細かく聞かれて戸惑った、という声も耳にします。

結論から書くと、問い合わせから初回の納品までは、おおむね四つの段が順に進みます。照会、見積、条件の取り決め、初回の納品です。理由は、資材の取引が一度きりの売買ではなく、続けて品を出し入れする前提で組まれているからです。たとえば毎週コンパネを引く先であれば、その都度の値決めより、月々の条件を先に固めたほうが両方とも楽になります。だから最初のやりとりで、単価以外のことも一緒に決まっていきます。この四段を知っておくと、どこで何を聞かれるかが読めます。

※本記事は執筆時点の一般的な取引の進め方をもとに整理しています。取引の条件や必要な書類は会社ごと、また品目や時期によって変わりますので、実際の可否は個別にお問い合わせください。

問い合わせから納品までの四つの段

まず全体を並べておきます。急ぎの単発であれば、三つ目を飛ばしてその場払いで納品まで進む形もあります。

取引が始まるまでの流れ

四つのうち、いちばん手戻りが起きやすいのが二つ目です。品名と数量しか伝えていないと、届け先も日付も分からないため見積が返せません。ここで往復が三回も四回も重なると、着工に間に合わなくなります。

一つ目の照会で聞いておくこと

最初の電話やメールは、相手を確かめる場でもあります。こちらから聞いておくべきことが三つあります。

在庫を持っているか、取り寄せるのか

扱っている品目の一覧と、実際に倉庫にある品は別のものです。カタログ上は何でも取れることになっていても、注文してから取り寄せる形であれば届くのは数日先になります。よく使う品を三つ挙げて、今日出せるかを聞いてみると、その先の性格が見えます。

即答で在庫があると返ってくる先は、急ぎの場面で頼れます。確認して折り返す形の先は、計画的な補充に向いています。どちらが劣るという話ではなく、自社の仕事にどちらが要るかで選びます。判断の材料は広島の建材卸はどう選ぶ？現場を止めない業者の見極め方と活用法で整理しています。

配送できる範囲と締め時刻

在庫があっても、届ける手段がなければ現場は動きません。自社の車で回っている先なら、何時までの連絡ならその日に出せるかがはっきりしています。運送会社に預ける形だと締め時刻が早まり、翌日以降になる場面が増えます。

島しょ部や山あいの現場を持っている場合は、そこまで入れるかを先に確かめます。県内でも渡船や峠を越える先は、動ける業者が限られます。午後に頼んだ品がその日に着くかどうかの考え方は広島の現場配送で資材を即日調達！午後届けで工事を止めない解決策で扱っています。

扱っている品目の広さ

資材だけの先か、工具や仮設材まで扱っている先かで、注文の一本化ができるかが変わります。別々の先から引くと、注文も請求も二重になり、届く便も分かれます。荷受けに人を割いている会社ほど、便が一本にまとまる利点が大きくなります。

一つの手として、当社では建築・土木資材、仮設資材、住設商品、電動工具を扱っており、まとめての手配にも応じています。まとめられる範囲は品目によりますので、必要な品を並べてお知らせいただければ、その場で切り分けてお答えします。

二つ目の見積で往復を減らす揃え方

見積の依頼は、揃えている情報の量で返ってくる速さが変わります。次の六つがあれば、一往復で金額と納期が返ってきます。

最後の一つが効きます。指定の品が入らないとき、同等品で構わないと分かっていれば、その場で代わりを出せます。ここが不明だと、確認の連絡を入れて返事を待つあいだ、手配が止まります。見積の出し方そのものは広島の建設資材販売業者を選ぶ基準と現場の遅れを防ぐ調達方法でも触れています。

三つ目の条件の取り決めで聞かれること

会社の内容と仕事の中身

商号、所在地、代表者、いつから商いをしているか、といった項目です。法人であれば登記の内容、個人であれば開業の届けの控えを求められる場面もあります。手元に用意しておけば、その日のうちに話が進みます。

あわせて、どのような工事を手掛けているかお伺いすることがあります。内装が多いのか外構が多いのかをお伝えいただくと、ご要望の品以外にも用途に合った商品をご提案しやすくなります。事前にお知らせいただくことで、お手続きがより早く進みます。

月にどれくらい動くか

正確な数字までは要りません。月に数万円の規模なのか、数十万円なのかというおおよその金額感が分かれば、販売店側でもお取引の条件をご提案しやすくなります。季節によって発注量に波がある場合は、事前にお伝えいただくとその後のやり取りがスムーズです。

支払いの形と締め日

その都度の精算から始まり、取引を重ねてから月ごとの精算に移る形が広く見られます。締め日をいつにするかは、元請からの入金の時期と並べて決めます。この点を十分に検討せずに決めると、毎月の資金繰りが厳しくなる可能性があります。

国は、下請の代金の支払いについて現金による支払いを基本とする方向で周知を進めています。手形の扱いも含めて条件は見直しが進んでいる部分ですので、古い慣習をそのまま前提にしないほうが安全です。

出典：国土交通省『下請契約における代金支払の適正化等について』

注文の出し方と窓口

電話、ファクス、メールのどれで出すかを決めておくと、行き違いが減ります。規格のある品は口頭だけだと聞き違いが起きますので、急ぎで電話をしたあとに文面でも送っておくと、後から数量をたどれます。

窓口となる担当者も決めておきます。毎回ちがう人に当たると、こちらの仕事の中身を毎回説明することになります。取引の条件そのものについては、中小企業庁が考え方をまとめて公開していますので、相談の材料として使えます。

出典：中小企業庁『取引適正化、価格交渉・価格転嫁、官公需対策』

四つ目の初回納品で確かめること

届いた時刻と荷姿

取り決めた時間に着いたか、荷崩れなく積まれていたか、伝票の数量が合っているかを見ます。初回はここを押さえておきます。初回の対応が丁寧な業者は、急ぎの場面でも安心して手配を任せられます。

荷降ろしの手が要る品であれば、運転手がどこまで手伝ってくれるかも確かめておきます。人手を当てにしていた前提が崩れると、その場で段取りが止まります。

誰が受け取れるかを決めておく

現場での受け取りにすると、その場にいる職人が伝票にサインする形になります。誰が受け取ってよいのかを先に決めておかないと、数量の食い違いが起きたときにたどれません。受領のサインが残る形にしておくと、後の確認が楽になります。

品目を絞って始める

初回から全品目を移すと、届かなかったときの逃げ道がなくなります。まずは特定の品目、あるいは一つの現場だけを回して、二か月ほど実際の動きを見ます。既存の先も残しておけば、どちらかが欠品したときに動けます。材の入りが絞られる時期には、一社だけで全部をそろえるのが難しい場面も出てきますので、話ができる先を二つ持っておく意味はここにあります。

品目別の見方は建築資材の仕入れ先を選ぶときの基準と広島の資材屋選びで現場を止めないプロ向け建材の建材の調達方法にまとめています。

取引先を増やすときに起きやすい行き違い

四つの段を通しても、最初の数か月はつまずきが出ます。よくある形を先に知っておくと、起きたときに慌てません。

規格の呼び方が社内と違う

同じ品でも、会社によって呼び方が違います。社内で通っている略称をそのまま伝えると、別の品が届くことがあります。最初のうちは正式な品名と寸法を添えるか、前回の納品書の品名をそのまま写して送ると取り違えが起きません。

木材のように等級や産地で呼び分ける品は、とくにここが出ます。単価だけを比べて別の等級が届くと、現場で使えません。等級の見方は広島の木材卸売りで現場を止めない即納対応とプロ品質業者の選び方で扱っています。

現場の入口が伝わっていない

住所だけでは着けない現場があります。造成中の土地や、番地が振られていない場所は、地図の上でも位置が定まりません。目印になる建物や交差点の名前を一つ添えるだけで、到着が早くなります。

ゲートの開いている時間、置いてよい場所、車の入れる幅も先に伝えておきます。大型が入れない道に大型を手配してしまうと、積み替えからやり直しになります。近くまで来ているのに降ろせず、翌日に持ち越しになる形がいちばん痛いところです。狭い道の先にある現場では、あらかじめ小型で分けて運ぶ組み方も取れますので、道幅が不安な場所は先に伝えておきます。

請求の宛先が定まっていない

現場で注文を受け、請求は本社宛に、という形は珍しくありません。ただ、この取り決めが最初に共有されていないと、初回の請求が現場に届いて止まります。誰に何を送るかを、条件の取り決めの段で決めておきます。

案件ごとの原価を追いたいのであれば、注文のときに現場名を添える形にします。あとから伝票を分けるのは手間がかかりますし、抜けも出ます。現場が三つ以上動いている時期であれば、この一手間の差が月末にそのまま出てきます。注文の控えに現場名が入っているだけで、請求書と突き合わせる作業が半分ほどで済みます。

よくいただくご質問

初めての問い合わせで見積だけもらえますか

お出しできます。品名と規格、数量、届け先、希望日をお知らせいただければ、金額と納期をお答えします。取引の条件の相談は、その後で進めていただいて構いません。

図面を送れば品目を拾ってもらえますか

拾える範囲があります。どこまでお受けできるかは図面の内容によりますので、まずはお送りください。読み取れない箇所はこちらから確認のご連絡を差し上げます。

今日注文して今日届きますか

在庫のある品目で、配送できる範囲の届け先であれば、当日にお届けできる場合があります。なお、当日の手配は口座をお持ちのお取引先様を対象としています。品名と届け先、荷受けできる時間をお知らせいただければ、間に合うかどうかをお答えします。

開業したばかりでも取引を始められますか

取引の条件は状況によって変わりますので、一律の答えはお出しできません。お仕事の内容と扱いたい品目をお知らせいただければ、どのような形なら始められるかをお答えします。まずはその場での精算から入っていただく場合もあります。

工具や仮設材も同じ注文にまとめられますか

当社は建築・土木資材のほか、仮設資材、住設商品、電動工具を扱っています。まとめられる範囲は品目によりますので、必要な品を並べてお知らせいただければ、一本にできるところと別便になるところを分けてお答えします。いま複数の先へ分けて頼んでいる品があれば、それも並べてお知らせください。

価格の一覧はありますか

品目や数量、時期によって変わりますので、Web上では掲載しておりません。お問い合わせいただければ、条件をうかがったうえでお見積りをお出しします。